Là một trong những đơn vị luôn chú trọng cải cách hành chính và ứng dựng chuyển đổi số, từ năm 2012, Sở GDĐT đã triển khai hệ thống Văn phòng điện tử S-office trong toàn ngành. Từ năm 2019 đến nay, sử dụng hệ thống HPNET-eOffice theo sự triển khai đồng bộ của thành phố. 100% văn bản đi, đến đều được số hóa và xử lý trên phần mềm trực tuyến (trừ văn bản mật), 100% cán bộ, chuyên viên, nhân viên Sở đều có tài khoản để truy cập và xử lý công việc trên phần mềm. Đến thời điểm này, Sở Giáo dục và Đào tạo thực hiện liên thông văn bản điện tử qua trục liên thông văn bản quốc gia với Bộ GDĐT, các cơ quan trung ương; liên thông văn bản điện tử với UBND các cấp, các sở, ngành; các phòng Giáo dục và Đào tạo, các trường THPT trên địa bàn thành phố. Việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành trên môi trường điện tử đã đặt ra yêu cầu về kỹ năng lập hồ sơ công việc, bảo quản và lưu trữ hồ sơ cách khoa học, đầy đủ, có hệ thống và đảm bảo đúng quy định. Thực tế cho thấy, thời gian qua, công tác lập hồ sơ công việc của của cán bộ, chuyên viên Sở GDĐT đã có nhiều chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số khó khăn, vướng mắc. Hội nghị tập huấn lập hồ sơ công việc trên hệ thống HPNET-eOffice là hoạt động thiết thực giúp cán bộ, chuyên viên Sở nâng cao kỹ năng trong công tác lập hồ sơ công việc.
Sở GDĐT đã mời các báo cáo viên từ Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố để tập huấn nghiệp vụ, kỹ năng công tác lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trong Hội nghị, các báo cáo viên không chỉ phổ biến lý thuyết về trách nhiệm của công chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ vào lưu trữ cơ quan mà còn hướng dẫn trực tiếp “cầm tay chỉ việc” các thao tác lập hồ sơ trên Hệ thống. Phần thảo luận diễn ra sôi nổi, qua đó tháo gỡ nhiều băn khoăn vướng mắc.
Qua Hội nghị, công chức tham gia tập huấn cơ bản đã được trao đổi các nội dung và được hướng dẫn thực hành kỹ năng để vận dụng, triển khai đạt kết quả. Việc lập hồ sơ công việc đúng cách giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Sở quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học đồng thời giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả. Từ đó, góp phần quan trọng đảm bảo chất lượng cho hoạt động quản lý, điều hành và nâng cao chỉ số cải cách hành chính cơ quan Sở.